Het geheim van succesvol veranderen

de-Barn-finds-het-geheim-van-succesvol-veranderen

Organisaties ondervinden aan den lijve dat de wensen van hun stakeholders steeds sneller veranderen en dat ze zich dus steeds vaker moeten aanpassen. Denk bijvoorbeeld aan fastfoodketens als McDonald’s of Burger King. Zij worden geconfronteerd met omzetverlies, omdat consumenten massaal voor gezond kiezen. Of aan instellingen in de zorg of in de culturele sector die te maken krijgen met nieuwe financieringsmodellen vanuit de overheid; aan gemeenten die telkens moeten meebewegen met het politieke klimaat, of aan gevestigde bedrijven die steeds vaker worden geconfronteerd met snelle online concurrenten.

Het zijn allemaal voorbeelden van organisaties die genoodzaakt zijn hun product of dienst, organisatiestructuur en klantstrategie aan te passen aan hun veranderende omgeving. Máár.. uit onderzoek blijkt dat zo’n 70% van veranderingen in Nederlandse organisaties mislukt, in die zin dat de vooropgezette doelen niet worden gehaald en medewerkers het spoor bijster raken. Hoe komt dat?

Weerstand bij medewerkers blijkt de belangrijkste faalfactor. Medewerkers beschouwen veranderingen vaak als bedreigend voor de stabiliteit van hun werkomgeving. Daarnaast worden ze vaak moe van veranderingen, omdat ze geen zicht krijgen op het succes ervan. Hierdoor is er vaak weinig draagvlak onder medewerkers voor een veranderingstraject. Terwijl medewerkers juist bepalend zijn voor het succes ervan.

Hoe zorg je er dan voor dat een verandering gedragen wordt én succesvol is? Effectief veranderen begint van binnenuit en doe je samen met je medewerkers. Lees hier hoe je dat in 4 stappen doet:

1. Een goed begin is het halve werk
In een sterk veranderende maatschappij ontkomen we er niet aan onze visie te moeten blijven bijstellen. En door het bijstellen van onze visie zijn we vaak genoodzaakt te veranderen. Het is van belang dat bestuurders en directie zowel de toekomstvisie als de noodzaak voor verandering helder formuleren en communiceren, zodat medewerkers zich ermee kunnen verbinden. Hiermee bouw je begrip, betrokkenheid en vertrouwen op, wat nodig is voor een omgeving waarin medewerkers een verandering dragen en optimaal kunnen bijdragen aan het laten slagen ervan.

Het afgelopen jaar heeft de Barn verschillende organisaties gezien die wél aan hun medewerkers communiceerden dat ‘de kosten omlaag’ moesten, maar daarbij nalieten een aansprekende toekomst aan hun personeel te schetsen. Juist een ‘lonkend perspectief’ blijkt cruciaal om de motivatie en productiviteit van medewerkers ten tijde van verandering te behouden.

2. Samen met je medewerkers
Geef vervolgens de visie vorm in open dialoog met een groep medewerkers, in plaats van deze meteen volledig uit te werken in klein comité van bestuurders. Betrek je medewerkers en maak ze deelgenoot, bijvoorbeeld in de vorm van workshops met een of meerdere werkgroep(en) met ambassadeurs uit de organisatie. Hiermee creëer je niet alleen draagvlak onder medewerkers voor door te voeren veranderingen, het zorgt ook voor ownership: op deze manier activeer je medewerkers verantwoordelijkheid te nemen voor hun eigen aandeel binnen het waarmaken van de visie.

Wanneer je medewerkers laat meebeslissen over de richting en aanpak van de verandering werkt dat diep door op hun betrokkenheid bij de organisatie. En wellicht het belangrijkste: doorgaans hebben de medewerkers goede ideeën die je organisatie echt beter kunnen maken. Naast hun betrokkenheid krijg je op deze manier dus ook werkelijk een betere oplossing voor de uitdaging die voor je ligt.

3. Open en transparant
Als teveel medewerkers willen vasthouden aan bestaande zekerheden, dan wordt het lastig om te veranderen. Je kunt onzekerheid verminderen door alle medewerkers in de organisatie tijdig en helder te informeren over de toekomstig gewenste situatie, de aanpak van de verandering en de betekenis hiervan voor alle betrokkenen.

Vaak worden tijdens grote veranderingen mooie nieuwsbrieven en webpagina’s gemaakt om de verandering uit te leggen. Maar communicatie is meer dan dat. Het is juist de uitwisseling van informatie in face-to-face gesprekken of bijeenkomsten die van groot belang is voor het laten slagen van welke organisatieverandering dan ook. Ga in gesprek met je medewerkers, informeer en creëer de interactie. Ga na of ze de doelen en aanpak van de verandering begrijpen en of ze er achter staan.

Vraag daarnaast met stakeholderonderzoek je medewerkers en andere stakeholders tijdens een verandertraject om feedback. Hiermee houd je zicht op het draagvlak, de successen en de uitdagingen, en kun je gericht bijsturen waar nodig. Wat gaat goed binnen het verandertraject? En waar liggen aandachtspunten? Door je stakeholders periodiek te bevragen houd je vinger aan de pols en geef je hen het gevoel dat ze er echt toe doen.

4. Lessen voor de toekomst
Zoals eerder genoemd worden veel medewerkers in organisaties moe van veranderingen die worden doorgevoerd, omdat ze geen zicht krijgen op het succes ervan. Het is daarom zo belangrijk om de positieve resultaten die behaald zijn binnen de organisatie te benoemen.

Naast het benoemen van successen is het ook van belang stil te staan bij moeilijkheden waar men tegenaan is gelopen, zowel inhoudelijk als op metaniveau. Medewerkers die veranderingsmoe zijn, geven aan dat ze graag voorgaande veranderingen willen evalueren, maar dat daar vaak geen ruimte voor is. Evalueer en trek de lessen: wat is goed gegaan? En wat is minder goed gegaan? Wat kunnen we daarvan leren? En hoe gaan we het de volgende keer anders doen? Door met je medewerkers in alle openheid te evalueren leer je je krachten en valkuilen van het veranderen steeds beter kennen en vergroot je de slagingskans van elke nieuwe verandering.

Meer-Barn-Finds